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ビジネス文書の基本知識とマナー

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暮らしとビジネスのマナーガイドは、日常生活やビジネスで知っておかなければならないマナーを紹介しています。
暮らしのマナーでは、ご近所付き合い、冠婚葬祭、一般的な行儀作法等、ビジネスマナーでは、言葉づかい、電話、接客、ビジネス文書の書き方等を紹介しています。
何か分からないことがあった時や迷った時、不安に思った時など幅広く活用していただければ幸いです。

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ビジネス文書の基本知識とマナー
文書を作成するための基本
会社のオフィスなどで、外部からの電語を受けたとき、その当事者が不在だったりした場合は、電語の用件を聞いておいて、正確に伝えなければなりません。口頭で伝える場合はともかく、当事者が外出して帰りが遅かったり、電話を受けた本人も用事があって出かけたりするときには、その伝達事項をメモ用紙に書いて、当事者の机の上に置いておくのが普通です。
この「電話の用件をメモに書く」ということが、文書化の基本的な要素になります。つまり、電話の内容をメモすることによって、それは記録としても残りますから、あとで、当事者が伝達事項を確認する際にも役立つわけです。
ただし、こうした伝達の場合のメモは、次のような点に注意しなければなりません。

1.用件の内容を正確に書くこと
2.要点をピックアップすること
3.平易な言葉でわかりやすく書く
4.事実に即して書く
5.必要事項を整理する
6.的確に表現することが大切


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